A R3 Viagens lançou o quarto episódio do R3 Cast, um podcast inovador que se dedica a discutir a inteligência em viagens corporativas. O novo capítulo, intitulado “Como Criar uma Política de Viagens Corporativas que Funciona de Verdade”, explora os erros comuns que as empresas enfrentam devido à falta de diretrizes claras e sugere mapeamentos para a criação de políticas mais eficientes, visando evitar perdas financeiras significativas.
Com uma experiência acumulada ao longo de 12 anos e mais de 500 empresas atendidas, a R3 Viagens processou cerca de 20 milhões de reservas só em 2024. A análise da empresa destaca que a ausência de uma política formal robusta é um dos principais fatores que contribuem para o aumento das despesas. A compra de passagens de forma impulsiva e sem antecedência, aliada à falta de rastreabilidade, acaba resultando em oportunidades de negociação não aproveitadas com fornecedores.
O CEO da R3 Viagens, Roberto Ruiz Júnior, enfatiza que “as viagens corporativas são uma das maiores despesas que uma empresa pode controlar. Falhar em ter uma política bem estruturada não só gera ineficiência operacional, mas também resulta na perda de dinheiro continuamente.” Segundo ele, o começo de 2025 é o período ideal para empresas implementarem uma governança sólida, convertendo despesas em uma vantagem competitiva, ao invés de um fardo financeiro.
Problemas enfrentados por empresas sem uma política de governança
No episódio, são abordados riscos financeiros, operacionais e legais associados à falta de uma política bem definida. Os principais problemas incluem:
- Falta de rastreabilidade: dados insuficientes impedem a medição do retorno sobre investimento (ROI) e a avaliação da efetividade das viagens.
- Compras de última hora: a falta de planejamento resulta em tarifas desproporcionalmente mais elevadas.
- Reembolsos sem validação: documentação inadequada torna algumas despesas não dedutíveis fiscalmente.
- Negligência no duty of care: empresas falham em garantir a segurança de seus viajantes, infringindo responsabilidades legais.
- Perda de poder de negociação: a falta de consolidar gastos gera desperdiços nas oportunidades de acordos corporativos.
- Processos manuais: aprovações e prestações de contas ineficazes consomem tempo e aumentam retrabalho.
Conteúdo condensado em um formato de fácil assimilação
O episódio oferece um guia prático para a criação de políticas de viagens, incluindo:
- 20 componentes essenciais: para uma política de viagens eficaz.
- Modelos de governança: soluções para reduzir a burocracia.
- KPIs financeiros e operacionais: estabelecimentos para monitoramento contínuo.
- Pontos críticos de compliance: considerações sobre aspectos fiscais, trabalhistas e LGPD.
- Uso de tecnologia: e automação para melhorar a aderência das políticas.
- Checklist de implementação: dividido em sete fases necessárias.
- Diretrizes de sustentabilidade: inclusão de práticas ESG nas viagens corporativas.
Primeiros meses do ano: uma janela para mudanças
De acordo com a R3 Viagens, o início do ano é um momento estratégico para revisar ou criar políticas corporativas. Os motivos incluem:
- Definição de orçamento anual: permitindo melhor previsão financeira.
- Volume de viagens reduzido: facilita ajustes sem impacto significativo nas operações.
- Planejamento das equipes: favorecendo a implementação de novos processos.
Roberto Ruiz Júnior acrescenta que “as empresas que estruturam suas políticas no primeiro trimestre alcançam resultados durante todo o ano. Por outro lado, aquelas que postponem essa tarefa acabam apagando incêndios e perdendo oportunidades de economia.”
